Avisering
Avisering görs i samband med att fartyg anmäls (FRS).
Preliminär lotsbeställning
I så nära anslutning som möjligt till aviseringen ska en preliminär lotsbeställning vid en önskad tidpunkt och för en viss sträcka göras. För denna utgår ingen beställningsavgift, men den är inte heller att betrakta som definitiv!
Definitiv lotsbeställning
En definitiv beställning ska göras senast fem timmar före lotsningens början. Före dessa tidpunkter kan ändring av en lotsbeställning göras avgiftsfritt. Om en definitiv lotsbeställning görs mindre än fem timmar före den överenskomna tidpunkten för lotsningens början ska en beställningsavgift erläggas.
Elektronisk beställning
Elektronisk beställning av lots via Sjöfartsverkets e-tjänster skall främst användas.
Information om djupgåendet mm
I beställningen ska alltid ingå information om djupgåendet samt destination, fartygsdata (anropssignal, brutto, last, djupgående, högsta höjd över vattenlinjen - vintertid även isklass) samt tidpunkt då lots skall vara ombord. Om farledstillstånd ska utnyttjas på någon sträcka ska tillståndsnummer uppges.
Väder
Information om vind och siktförhållanden, samt prognoser, kan vid förfrågan erhållas från VTS-centralerna.